Reglamento para enmendar el
reglamento general para la ejecución de la Ley Hipotecaria y del Registro de la
Propiedad, Reglamento número 2674 de 13 de julio de 1980, según enmendado
Reglamento Número ________
Exposición de Motivos
Es universalmente reconocida la relación
intrínseca entre la seguridad jurídica de las transacciones, el crecimiento del
sistema económico y el Registro de la Propiedad. Asimismo, la complejidad que
presenta el tráfico actual de las transacciones económicas hace imperativo que las
instituciones del país sean atemperadas a los cambios. El Registro de la
Propiedad es uno de los mecanismos fundamentales para el fortalecimiento de una
economía de mercado, pues es éste quien garantiza y legitimiza
la titularidad, tenencia y transferencia de los títulos de los bienes
inmuebles. En la medida en que los derechos de propiedad obtengan de manera
rápida la protección del Registro, los beneficios, incentivos, organización y
seguridad de la actividad económica incrementa. Así pues, la necesidad de
implantar medidas de avanzada que contribuyan a aumentar eficientemente lo
anterior, es sin duda un elemento imprescindible para el impulso de una
economía a la altura de nuestros tiempos.
Basado en los postulados de la Ley Hipotecaria
y del Registro de la Propiedad, el nuevo Sistema de Informática Registral implantado en todas las secciones del Registro a
través de la Isla, provee los mecanismos necesarios para adelantar de manera
única y uniforme el desarrollo institucional trazado. El sistema dota al
Registro con los componentes para mecanizar el historial registral
de las fincas, agilizar la inscripción de los títulos y la expedición de
Certificaciones Registrales, el estudio mecanizado
del estado registral de las fincas, todo ello bajo
estrictos estándares de seguridad que fortalecen la manifestación de la
información registral. Pero sobre todo, cimienta las
bases para un sistema registral de avanzada integrado
a los servicios que estén al alcance del público.
I. Introducción:
Sección 1. Título Breve:
Este Reglamento se conocerá como “Enmiendas al
Reglamento General para la Ejecución de la Ley Hipotecaria y del Registro de la
Propiedad de 2004”.
Sección 2. Base Legal:
Este Reglamento se adopta y promulga en virtud
de la autoridad conferida bajo el Artículo 4 de la Ley Núm. 198 de 8 de agosto
de 1979, según enmendada, conocida como la “Ley Hipotecaria y del Registro de
la Propiedad”,la sección 20 de la Ley Número 48 de 17 de febrero de 2000 y el
Artículo 4.3 del Reglamento 2674, según enmendado, conocido como “Reglamento
General para la Ejecución de la Ley Hipotecaria y del Registro de la Propiedad”,
el Artículo 18 (b) de la Ley Número 205 de 9 de agosto de 2004, conocida
como “Ley Orgánica del Departamento de Justicia”, y de conformidad con la Ley
Núm. 170 de 12 de agosto de 1988, según enmendada, conocida como la “Ley de
Procedimiento Administrativo Uniforme del Estado Libre Asociado de Puerto
Rico”.
Sección 3. Propósito:
El propósito del presente Reglamento es proveer aquellas normas y procedimientos que la Ley Hipotecaria y del Registro de la Propiedad requiere para poner en vigor sus postulados y disposiciones a los fines de incorporar los avances tecnológicos a los procesos registrales. A esos efectos, se persiguen los siguientes propósitos:
· Mecanizar los procesos y procedimientos registrales para agilizar la inscripción de los documentos presentados.
· Establecer el sistema de informática registral como el único sistema de inscripción uniforme en todas las secciones del Registro, dirigido a fortalecer el prestigio y eficacia de la institución jurídica del Registro.
· Establecer la seguridad y exactitud de la información que manifiesta el sistema de informática registral.
· Establecer y fomentar la utilización de nuevas modalidades de presentación, así como nuevas modalidades para la notificación mediante telefax y correo electrónico.
· Establecer requisitos procesales para la presentación de documentos salvaguardando las garantías del debido proceso de ley.
· Facilitar la obtención de información al público mediante la expedición de la Nota Simple y proveer los fondos necesarios al Registro mediante el cobro de la misma para gastos relacionados a la compra y mantenimiento de equipo, compra de materiales, adiestramientos y contratación de recursos humanos del sistema de informática registral.
· Facilitar la solicitud y el recibo de Certificaciones Registrales mediante el correo postal así como su disposición.
· Mecanizar el historial registral de la finca con el fin de evitar recurrir al tomo histórico para efectuar futuras operaciones.
· Delimitar el acceso del público al sistema de informática registral.
· Establecer el modo de llevar los libros del Registro.
· Resolver el problema de la acumulación de documentos inscritos mediante el establecimiento, fomento y promoción de mecanismos para recoger los mismos o facilitar su disposición.
· Equiparar al Registro a los avances tecnológicos, presentes y futuros.
Sección 4.
Aplicabilidad:
El
presente Reglamento será aplicable a todo asiento, manifestación, proceso,
procedimiento y sistema de informática registral;
a toda persona natural o jurídica, documentos, planos, índices y libros del
registro según dispone la Ley Hipotecaria y del Registro de la Propiedad.
Sección 5.
Interpretación:
Este
Reglamento se interpretará de forma tal que se permita el logro de los
postulados del derecho registral y los propósitos y
motivos por los cuales se adoptan las presentes enmiendas al Reglamento.
II.
Disposiciones Generales:
Sección 6.
Política Pública:
Es
política del Estado Libre Asociado de Puerto Rico fomentar la tecnología como
herramienta principal para la realización de las metas gubernamentales,
desarrollando planes de conversión a métodos electrónicos que den paso a
tecnologías digitales avanzadas, ágiles y efectivas. Enmarcado dentro de esta
política pública, el Registro de la Propiedad debe propiciar que los derechos
de propiedad obtengan de manera rápida la protección registral.
De esta manera los beneficios, incentivos, organización y seguridad de la actividad
económica incrementan.
III:
Publicidad del Registro:
Sección 7. Para
enmendar el Artículo 20.1 del Reglamento: Manifestación del Registro:
La
manifestación del Registro que dispone el Artículo 23 de la Ley Hipotecaria y
del Registro de la Propiedad (30 LPRA sec. 2101)
podrá hacerse mediante exhibición del contenido del Registro bien sea
directamente o mediante copias, en virtud de petición verbal o escrita del
interesado que indique claramente las fincas o derechos cuyo estado pretenda
averiguar. Dicha manifestación podrá darse además, mediante la
Certificación Registral y la Nota Simple Informativa.
El
Registrador, en cada caso, determinará la forma de manifestación de acuerdo con
la exigencia legal de observar las precauciones convenientes para la
conservación del contenido del registro y evitar posibles daños.
En las
secciones equipadas con máquinas fotocopiadoras, la manifestación podrá hacerse
mediante fotocopia de los asientos interesados, certificados o no, como
lo deseare el interesado.
La Nota
Simple Informativa consistirá tan solo en un extracto sucinto del contenido de
los asientos vigentes relativos a la finca objeto de manifestación donde
conste la identificación de la misma, la identidad del titular o titulares de
derechos inscritos sobre la misma y la extensión, naturaleza y limitaciones de
éstos. Así mismo se hará constar las prohibiciones o restricciones que
afecten a los titulares y/o a los derechos inscritos. Dicha Nota tiene valor
puramente informativo y no da fe del contenido de los asientos, por lo que no
lleva la firma del Registrador.
Sección 8.
Para añadir el Artículo 20.1.1 al Reglamento: Solicitud y Expedición de
Notas Simples:
Las notas
simples se expedirán a petición de parte, por escrito, previo pago de derechos.
Las mismas se expedirán sólo de fincas cuyo historial ya conste recuperado en
el sistema de informática registral.
El
empleado del Registro asignado por el Registrador, llevará una lista oficial de
turnos de solicitud de notas simples. Cada turno no podrá exceder de cinco
fincas.
Toda
solicitud de expedición de nota simple deberá acompañarse de un
comprobante de Rentas Internas por la cantidad de nueve dólares ($9.00), los
cuales ingresarán en el fondo especial separado y distinto de todo dinero o
fondo perteneciente al Estado Libre Asociado de Puerto Rico, creado al amparo
del Artículo 40 de la Ley Número 205 de 9 de agosto de 2004, conocida como “Ley
Orgánica del Departamento de Justicia”. Dicho fondo proveerá una partida
separada y distinta, destinada únicamente al Registro de la Propiedad, en la
cual se depositarán los recaudos por concepto de la expedición de las Notas
Simples. La totalidad de los intereses que genere la porción recaudada para el
Registro de la Propiedad, serán aplicados a la referida partida. Los recursos
así recaudados serán utilizados exclusivamente para los siguientes propósitos:
compra de equipo, mantenimiento de equipo, materiales para los equipos,
adiestramiento de personal y contratación de recursos, todo lo anterior
relacionado con el sistema de informática registral.
Serán de aplicación las exenciones establecidas en las Secciones 1770 (a), (c)
y (d) (30 LPRA s. 1770(a), (c) y (d)) de la Ley de Arancel del Registro
de la Propiedad.
Sección 9.
Para añadir el Artículo 20.3: Acceso y horario del área destinada a la
presentación y/o estudio:
El público
podrá acceder las áreas de presentación y estudio dentro del horario que se
establece en la sección 31.2 del Reglamento. No se permitirá la permanencia del
público, sin distinción de clase alguna, fuera de dicho horario.
Sección 10.
Para añadir el Artículo 20.4: Acceso a los terminales del Registro:
Bajo
ninguna circunstancia se permitirá al público tener acceso a los terminales de
los empleados y funcionarios del Registro.
Sección 11.
Para añadir el Artículo 20.5: Uso de los terminales del Registro:
El público sólo tendrá acceso
a aquellos terminales y equipos informáticos que el Departamento de Justicia
destine a uso público, sujeto a lo dispuesto en el Artículo 23 de la Ley. La
información que contenga el sistema de informática registral
que no haya sido revisada y comprobada por un Registrador tendrá puramente
valor informativo y no da fe del contenido de los asientos.
Sección 12.
Para enmendar el Artículo 21.3 del Reglamento: Clases de Certificaciones:
Las
certificaciones se expedirán literales o en relación, según se mandaren dar o
se pidieren.
Las
certificaciones literales comprenderán íntegramente los asientos a que se
refieran. Estas se expedirán en fotocopia, debiendo estar cada uno de los
folios sellados e iniciados por el Registrador.
Las
certificaciones en relación se expedirán a través del sistema de informática registral vigente exclusivamente. Estas contendrán la
descripción de la finca, según aparezca del Registro y todo lo relativo al
título, derechos y cargas que a la sazón pesen sobre el inmueble o derecho
inscrito, la existencia de cualquier documento presentado y pendiente de
calificación, y cualquier otro aspecto que el interesado señale o juzgue
importante el Registrador.
Sección 13.
Para enmendar el Artículo 27.1 del Reglamento: Solicitud; forma y contenido:
Las
certificaciones se expedirán a petición de parte personalmente o por correo,
siempre firmadas y por escrito, previo pago de derechos, según disponen las
secciones anteriores de este capítulo sobre la materia. Dicha solicitud deberá
especificar si el solicitante recogerá personalmente la certificación una vez
expedida o si interesa que el Registro se la envíe por correo.
Si el
solicitante desea recoger personalmente la certificación, la solicitud deberá
acompañarse de una tarjeta postal predirigida y franqueada o un
sobre predirigido y franqueado en el cual hará constar el nombre y la dirección
postal de la persona a enviar el Aviso de que la certificación se ha expedido.
La persona tendrá treinta (30) días calendario contados a partir de la fecha
del Aviso para recogerla.
En caso de que el solicitante
desee que el Registro le envíe la Certificación por correo, la
solicitud deberá acompañarse de un sobre predirigido y franqueado
en el cual hará constar el nombre y la dirección postal de la persona a enviar
la certificación.
En caso de que el solicitante
no acompañe la tarjeta postal predirigida y franqueada o alguno de los sobres
predirigidos y franqueados antes mencionados o la dirección postal impresa en
el mismo esté incorrecta y sea devuelto al Registro, o no recoja la
certificación personalmente dentro de los treinta (30)
días de enviado el Aviso, habrá consentido a que
transcurrido el término de treinta (30) días, contados a partir de
la fecha de la expedición de la Certificación o del envío del Aviso, el que
aplique, se proceda a la disposición final del documento.
Para propósitos de este
Artículo se entiende por “correo”, el sistema postal regular de los Estados
Unidos de América exclusivamente.
IV. Modo
de Llevar el Registro
Sección 14.
Para enmendar el Artículo 30.1 del Reglamento: Uso de Libros:
Todos
los libros del Registro serán uniformes para todas las Secciones.
Sección 15.
Para enmendar el Artículo 30.2 del Reglamento: Sistema de Libros del Registro:
Cada
libro de inscripción tendrá una página extra sin numerar colocada antes del
folio primero, en la cual aparecerá información relativa a la sección,
municipio a que pertenezca y el número que se le asigne al tomo. El Director
Administrativo expresará el número de folios que contenga el mismo, y las
circunstancias de hallarse útil y sano. Esta certificación será fechada y
firmada por el Director. El Director pondrá, además, sus iniciales en la
primera y última página de cada libro.
El
Registrador extenderá una constancia firmada de haber recibido el libro en la
forma en que indica la certificación del Director.
Todo
folio será sellado con el sello adoptado por el Secretario de Justicia, el cual
no deberá interferir con la información a ser impresa.
Sección 16.
Para enmendar el Artículo 30.3 del Reglamento: Libros Virtuales:
Se
entenderá por libro virtual la información almacenada en el sistema de
informática registral.
Sección 17.
Para enmendar el Artículo 30.4 del Reglamento: Asientos del Registro:
Los
asientos se redactarán y quedarán plasmados únicamente bajo el sistema de
informática registral vigente.
Se
podrán cancelar fuera del sistema de informática registral,
los gravámenes hipotecarios previamente inscritos en los libros del Registro
llevados de forma manual o bajo cualquier otro sistema utilizado antes de la
implantación del sistema de informática registral
vigente, mientras el historial de la finca no haya sido recuperado en el
sistema. Lo dispuesto anteriormente tendrá vigencia hasta el 31 de diciembre de
2006. Transcurrido dicho término, la cancelación de gravámenes hipotecarios
deberá plasmarse en el sistema de informática registral.
Esta disposición no podrá desvirtuar la mecanización de las operaciones registrales implantada de forma única y uniforme en todas
las secciones del Registro. Tampoco podrá utilizarse como método alterno o
paralelo de inscripción al sistema mecanizado establecido.
En caso
de los asientos de los libros especiales, la inscripción se llevará a cabo en
la forma que determine el Secretario de Justicia.
Sección 18.
Para enmendar el Artículo 30.5 del Reglamento: Tomos de Inscripción:
Los
tomos de inscripción se identificarán como tomos y se les asignará un número
correlativo. En cada sección habrá los juegos de tomos, por sectores o
municipios, según la demarcación territorial correspondiente.
Sección 19.
Para enmendar el Artículo 30.6 del Reglamento: Sistemas de Inscripción:
Podrán
usarse guarismos en la identificación de los tomos, así como en toda clase de
asientos para expresar cantidades. Cuando se empleen guarismos, no se podrán
borrar o escribir un número sobre otro.
En el
sistema de inscripción, en caso de equivocación, se deberá encerrar en paréntesis
el error, poner la palabra “digo” y luego expresar las palabras
correctas.
Sección 20.
Para enmendar el Artículo 30.8 del Reglamento: Libro de Inscripciones:
Cada
folio del libro de inscripción contendrá un margen en blanco suficiente para
insertar en él las notas marginales correspondientes; también dos líneas
verticales formando columnas para consignar entre ellas el número o letra del
asiento respectivo y en espacio ancho, para extender las inscripciones,
anotaciones preventivas o cancelaciones.
En la
portada de cada tomo se consignará la información necesaria para su
identificación y en la primera hoja útil se insertará la certificación y nota
anteriormente prevenida.
El
Secretario de Justicia podrá aprobar y cambiar el diseño del folio registral, del libro de inscripción o del medio que se haya
adoptado para guardar la información, bien por iniciativa propia o por
recomendación del Director Administrativo, de forma experimental en una o
varias secciones o permanente en todas las secciones del Registro.
Sección 21.
Para enmendar el Artículo 31.1 del Reglamento: Definición de presentación
y sus modalidades:
Se entenderá por
“presentación” el acto mediante el cual se recibe uno o varios
documentos, con el propósito de solicitar su inscripción. La
misma se podrá llevar a cabo mediante una de tres modalidades: presentación
personal, presentación por correo o presentación por telefax.
La
presentación quedará perfeccionada cuando el empleado del registro encargado de
la función de presentación verifique que los documentos cumplen con todos los
requisitos de la Ley y del Reglamento vigentes relacionados con la
presentación de documentos, los ingrese en el libro diario del sistema
informático registral vigente y emita el
correspondiente Recibo de Presentación.
Sección 22.
Para añadir el Artículo 31.1.1 al Reglamento: Presentación Personal:
Se entenderá por “presentación
personal” el acto mediante el cual un presentante entrega físicamente un documento
al empleado del Registro encargado de la función de presentación de documentos,
con el propósito de solicitar su inscripción. Esta deberá cumplir con los
requisitos aplicables en el Artículo 31.6 del Reglamento.
Sección 23.
Para añadir el Artículo 31.1.2 al Reglamento: Presentación Por Correo:
En documentos recibidos por
correo se considerará presentante al remitente del documento y se practicará el
asiento de presentación en el momento en que se proceda a la apertura del
correo recibido en el día. Los documentos que se reciban fuera de las
horas en que el Registro esté abierto al público según establece el Artículo
31.2 del Reglamento, se presentarán el día hábil siguiente, inmediatamente
después de la apertura del diario, simultáneamente con los que se
presenten personalmente o vía telefax.
Serán requisitos para la
presentación mediante el correo los siguientes: (1) que los documentos vengan
acompañados de los correspondientes aranceles y derechos, (2)
que se utilice el correo postal (3) que se acompañe un sobre franqueado y
predirigido con la dirección del remitente y (4) que se acompañe comunicación
escrita dirigida al Registrador, donde indique la dirección postal, el
número de teléfono, número de telefax y dirección de correo electrónico
del abogado notario o en su caso el del remitente. Se entenderá por “correo”
única y exclusivamente el Sistema Postal de los Estados Unidos de América.
La
presentación por correo quedará perfeccionada cuando el empleado del registro
encargado de la función de presentación verifique que el documento cumple con
todos los requisitos antes establecidos, lo ingrese en el libro diario
del sistema informático registral vigente y emita el
correspondiente Recibo de Presentación. El Registro enviará el recibo de
presentación en el sobre franqueado y predirigido no más tarde de dos (2) días
hábiles de haberlo presentado. Bajo ninguna circunstancia se podrá entregar
personalmente o enviar vía telefax el Recibo de Presentación.
De no
cumplirse con alguno de los primeros dos requisitos establecidos en el segundo
párrafo del presente Artículo, se entenderá que se renuncia a la presentación
por correo, sin más aviso al abogado notario ni al presentante. El Departamento
de Justicia no se responsabiliza de lo enviado que no motive la presentación
aquí establecida. De cumplirse con los dos primeros requisitos pero no con el
tercer o cuarto requisito se entenderá que se renuncia al envío del recibo de
presentación, sin más aviso al notario ni al presentante.
Sección 24.
Para añadir el Artículo 31.1.3 al Reglamento: Presentación Por Telefax:
La presentación de documentos
por telefax se efectuará dentro del horario establecido en el Artículo 31.2 del
Reglamento. Todo documento recibido fuera de ese horario se dará por no
recibido, sin más aviso al presentante. La hora de recibo será la hora en que
se reciba físicamente la minuta de presentación de telefax y los documentos que
apliquen, en la correspondiente sección del Registro.
Todo
documento previamente otorgado podrá ser presentado por telefax
por uno de los siguientes: los abogados-notarios autorizantes de las escrituras
públicas, los abogados de instancias registrales y
los funcionarios públicos de las agencias del gobierno, corporaciones
o instrumentalidades públicas o municipios,
debidamente autorizados.
Escrituras públicas e
Instancias registrales: Será requisito enviar por
telefax la Minuta suscrita y sellada por el abogado notario autorizante de la
Escritura o abogado de la Instancia, susceptible de ser inscrita, que dará
lugar al correspondiente asiento de presentación y en la que constarán
testimoniados los siguientes datos: (1) La fecha y número de la Escritura
otorgada o Instancia con el número de testimonio, el que aplique. (2) La
identificación de los otorgantes y el concepto de los que intervienen. (3) El
derecho a que se refiera el título que se pretende inscribir. (4) Persona a
favor de la cual se inscribirá el derecho. (5) La descripción del
inmueble haciendo constar su naturaleza, municipio, número de la finca y los
datos registrales de inscripción. (6) Valor de la
transacción. (7) Total de derechos a devengar. (8) Identificación de los
documentos complementarios. (9) Nombre, dirección postal, número de teléfono,
número de telefax, dirección de correo electrónico y el número de
colegiado del abogado o el número de notario del abogado notario. (10) En caso
de escrituras públicas e instancias suscritas ante abogado notario, el sello
del abogado notario.
Documentos Judiciales: Será
requisito enviar por telefax la Minuta suscrita por el abogado de la parte
interesada, junto con la primera página del documento judicial susceptible de
ser inscrito y que dará lugar al correspondiente asiento de presentación, así
como de la página donde conste la Certificación de la Secretaría del Tribunal.
Dicha Minuta contendrá los siguientes datos: (1) Tipo de Documento Judicial.
(2) Tribunal, sala. (3) Número de caso. (4) Partes. (5) Persona a favor de la
cual se inscribirá el derecho. (6) Causa de acción. (7) La descripción del
inmueble haciendo constar su naturaleza, municipio, número de la finca y los
datos registrales de inscripción. (8) Valor de la
transacción. (9) Total de derechos a devengar. (10) Nombre, dirección, número
de teléfono, número de telefax, dirección de correo electrónico y el número de
colegiado del abogado presentante. (11) Identificación de los documentos
complementarios.
Las copias de la primera
página del documento judicial y de la página donde conste la
Certificación de la Secretaría del Tribunal, deberán contener el sello del
Tribunal.
Documento Administrativo: Será
requisito enviar por telefax la Minuta suscrita por el funcionario
público de la agencia del gobierno estatal o federal, corporación o instrumentalidad pública o municipio, debidamente
autorizado y sellada con el sello oficial de la agencia del gobierno, corporación
o instrumentalidad pública o municipio. Dicha minuta
contendrá lo siguiente: (1) La fecha del documento administrativo y nombre de
la agencia que lo expide. (2) La identificación de los otorgantes y el concepto
de los que intervienen. (3) El derecho a que se refiera el título que se
pretende inscribir. (4) Persona a favor de la cual se inscribirá el derecho.
(5) La descripción del inmueble haciendo constar su naturaleza,
municipio, número de la finca y los datos registrales
de inscripción. (6) Valor de la transacción. (7) Identificación de los
documentos complementarios. (8) Nombre, dirección postal, número de teléfono y
telefax y dirección de correo electrónico de la agencia. (9) Nombre del funcionario
público autorizado que firma la Minuta. (10) Sello oficial de la
agencia del gobierno estatal o federal, corporación o instrumentalidad
pública o municipio.
La
presentación de documentos por telefax ocurrirá en dos etapas separadas.
Primera
etapa: Una vez recibido el documento en el Registro conforme lo establecido en
los párrafos que preceden, el empleado del registro
encargado de la función de presentación verificará que los documentos cumplen
con todos los requisitos antes establecidos y lo ingresará en el libro diario
del sistema informático registral vigente. Una vez
ingresado, el Registro remitirá, vía telefax, el correspondiente Documento de Recibo de Presentación Provisional.
Dicho recibo de presentación provisional deberá ser enviado por el Registro no
más tarde de un (1) día hábil de haberlo emitido. El asiento de presentación
que se extienda caducará, si en el plazo de los diez (10) días hábiles
siguientes, no se presenta en el Registro copia auténtica del documento que lo
motivó así como los derechos de presentación e inscripción correspondientes y
el recibo de presentación provisional. El término de los diez (10) días hábiles
antes dispuesto se computará según establece la Regla 68.1 de Procedimiento
Civil.
El
recibo de presentación provisional que emite el Registro advertirá sobre la
caducidad del asiento.
El presentante bajo esta
modalidad podrá desistir voluntariamente del asiento de presentación dentro del
término de los diez (10) días hábiles que se proveen para consolidar el
asiento, acudiendo personalmente al Registro, haciendo constar bajo su firma
dicho hecho por escrito, al margen del asiento de presentación.
Segunda etapa: Dentro
del término establecido de diez (10) días hábiles, contados a partir del día
siguiente de la fecha de presentación, deberá presentarse físicamente copia certificada
de la escritura pública, instancia registral o
documento judicial o el original del documento administrativo que motivó el
asiento de presentación. Además, deberá acompañar los aranceles y derechos
correspondientes, el Recibo de Presentación Provisional de telefax y los
documentos complementarios. El empleado del registro encargado
de la función de presentación verificará que los documentos cumplen con todos
los requisitos antes establecidos y pondrá nota de Consolidado en el
libro diario del sistema informático registral
vigente y en el libro diario de presentación. Una vez ingresado, se entenderá
consolidada la presentación y el Registro emitirá el Recibo de Presentación.
De
encontrar alguna discrepancia entre la minuta enviada por telefax en la primera
etapa de la presentación y la copia certificada de la escritura
pública o del documento judicial, original de la instancia o del documento
administrativo que motivó el asiento de presentación que se
pretende consolidar, no se procederá a la consolidación.
Podrán consolidarse hasta un
de máximo diez (10) documentos por día por persona.
Los efectos de la
consolidación se retrotraen a la fecha de la presentación.
Sección 25.
Para enmendar el Artículo 31.3 del Reglamento: Lista Oficial de Turnos de Presentación:
Los empleados del registro a
cargo de la función de presentación de documentos prepararán la lista oficial
de turnos de presentación personal. Dicha lista incluirá el nombre del
presentante y el número de documentos que dicho presentante evidencie que va a
presentar, el cual no excederá de diez (10) documentos en cada turno, salvo que
otra cosa disponga el Secretario de Justicia, conforme a las necesidades del
servicio.
Al prepararse la lista oficial
de turnos se observará estrictamente el orden de llegada de los presentantes a
la sección correspondiente. No se aceptarán listas de turnos de presentación
personal que no sean preparadas por los empleados a cargo de la función de
presentación.
La limitación de diez (10)
documentos del primer párrafo aplicará tanto para la presentación por correo
así como para la presentación por telefax. En el caso de la presentación por
correo, la limitación será de diez (10) documentos por presentante, por
día. En caso de la presentación por telefax será de diez (10) documentos por
abogado, abogado notario autorizante o funcionario público autorizado, por
día.
Sección 26.
Para enmendar el Artículo 31.4 del Reglamento: Un sólo Asiento de Presentación:
Cada documento con sus
complementarios motivará un sólo asiento de inscripción. En ningún caso se
admitirán dos documentos en un mismo asiento de presentación.
Sección 27.
Para añadir el Artículo 31.4.1 al Reglamento: Minuta de Presentación:
La minuta de presentación se
requerirá solamente para el documento que se interese presentar vía telefax.
Esta no podrá contener borrones, tachaduras ni añadiduras.
Sección 28.
Para enmendar el Artículo 31.5 del Reglamento: Limitación del Asiento:
El Registrador considerará el
documento presentado para su calificación íntegramente, aunque inadvertidamente
se haya presentado el documento sin todos los derechos o aranceles
correspondientes a todas las transacciones y/o fincas comprendidas en el
documento.
(A) Limitación simultánea con
la presentación del documento-
El interesado en limitar el
asiento de inscripción a uno o varios negocios jurídicos y/o a una o más de una
finca, deberá indicar por comunicación escrita dirigida al Registrador,
específicamente las operaciones solicitadas. Dicha comunicación deberá ser
suscrita por el presentante, la parte interesada o el abogado o abogado notario
en representación de la parte interesada.
En caso de los documentos
presentados por telefax, en adición a la minuta de presentación, se requerirá
se acompañe la comunicación escrita mencionada en el párrafo anterior, suscrita
por el abogado notario autorizante, el abogado o el funcionario público
autorizado. En caso de que no se presente simultáneamente la comunicación según
lo antes dispuesto, aplicará el antepenúltimo párrafo del Artículo 31.1.3 de
este Reglamento.
(B) Limitación con
posterioridad a la presentación del documento- La limitación del asiento de
presentación con posterioridad a la presentación del documento podrá efectuarse
únicamente en aquellos casos en que no existan documentos posteriores que
pudieran quedar afectados por dicha limitación, o que habiéndolo, se
acredite el consentimiento, suscrito ante notario, del titular del derecho o
del presentante de dicho documento posterior. Dicha solicitud deberá efectuarse
mediante comunicación suscrita por el abogado notario autorizante o el titular
del derecho, dirigida al Registrador.
(C) Nueva presentación del
documento – Después de haberse limitado el asiento de presentación, será
necesaria una nueva presentación del documento en los casos en que el
presentante, la parte interesada, o el notario en su representación, interese
la inscripción de alguno de los negocios jurídicos que quedaron excluidos por
dicha limitación.
Sección 29.
Para enmendar el Artículo 31.6 del Reglamento: Recibo de Presentación:
El sistema de informática registral proveerá automáticamente el número de entrada, el
número de orden de asiento de presentación, el número del diario de
operaciones además de la fecha y hora que corresponda a esa presentación.
En la presentación personal,
será requisito siempre proveerle al empleado del registro encargado de la
función de presentación la dirección postal, número de teléfono, el número de
telefax y dirección de correo electrónico del abogado notario o abogado que autorizó
el documento. En caso de que el presentante quiera ser notificado de las faltas
que impidan la inscripción del documento, éste deberá proveer su dirección
postal, números de teléfono y telefax y dirección de correo electrónico.
El presentante firmará la copia del Recibo de Presentación que se quedará en el
Registro, aceptando que la dirección postal, números de teléfono y de telefax y
dirección de correo electrónico provisto, ingresado al sistema durante el
proceso de presentación del documento e impreso en el recibo de presentación,
son los correctos.
Una vez firmado el Recibo de
Presentación, el empleado del Registro estampará el sello oficial de la sección
y entregará al presentante un solo recibo de presentación por cada asiento. El
Registro no emitirá bajo ninguna circunstancia, otra copia del Recibo de
Presentación.
Sección 30.
Para añadir el Artículo 31.6.1 al Reglamento: Paralización de los Procesos de
Presentación, Operaciones Registrales y Oficina del
Registro:
En la eventualidad de falta de
electricidad o fallos en el sistema de informática registral,
se suspenderán inmediatamente los procesos de presentación, inscripción,
certificación, utilización del área del público y cualquier otra operación registral. Los servicios se restablecerán una vez se
estabilice el sistema eléctrico o el sistema de informática registral.
Sección 31.
Para enmendar el Artículo 31.7 del Reglamento: Aviso de Inscripción:
El presentante de un documento
acompañará una tarjeta postal predirigida y franqueada o un sobre predirigido y
franqueado al documento objeto de la presentación, en el cual hará constar el
nombre y la dirección postal de la persona a informar el hecho de la
inscripción del documento. La persona notificada tendrá un término de treinta
(30) días contados a partir de la fecha de envío para recoger el documento o
documentos de que se trate. Transcurrido dicho término, se dispondrá del
documento, según se dispone en el Artículo 36.5 del Reglamento.
En caso de que el presentante
no acompañe la tarjeta postal o el sobre predirigido y franqueado antes
mencionado o la dirección postal impresa en la misma esté incorrecta y sea
devuelta al Registro, habrá renunciado al Aviso de Inscripción y habrá prestado
su consentimiento para que transcurrido el término de treinta (30) días,
contados a partir de la fecha de inscripción, se proceda a la disposición final
del documento.
Sección 32.
Para enmendar el Artículo 31.8 del Reglamento: Asiento de Presentación:
Una vez concluya el proceso de
presentación en el sistema de informática registral,
se procederá a imprimir en el Diario la información que constituirá el asiento
de presentación. Si existiese alguna discrepancia entre el contenido del
asiento de presentación y el contenido del recibo de presentación, prevalecerá
el primero.
Sección
33. Para enmendar el Artículo 31.9 del Reglamento: Diario de Operaciones:
El Diario de Operaciones comprenderá doscientos veinticinco (225)
folios que se archivarán en orden correlativo. Al terminar de extenderse el
último asiento del Diario de Operaciones, conforme dispone el Artículo 31.2 del
Reglamento, se procederá a la impresión de los asientos presentados durante el
día. El Supervisor o el empleado en quien el Registrador
delegue, extenderá una nota de cierre bajo su firma, certificando el número del
primer y último asiento presentados en dicho día.
Los asientos de presentación se conservarán en carpetas duras, las
cuales constituirán el Libro Diario de Operaciones. Los mismos se enumerarán en
orden correlativo y se mantendrán disponibles al público con las
correspondientes medidas de control y precaución.
Una vez
completado el Diario de Operaciones, éste será encuadernado.
Sección 34.
Para enmendar el Artículo 31.10 del Reglamento: Contenido General del Asiento
de Presentación:
Cada asiento de presentación
deberá contener los siguientes datos:
(A)
Número de asiento y diario.
(B)
Fecha y hora de presentación.
(C)
Identificación del documento.
(D)
Derechos cuya inscripción, anotación o cancelación se solicita.
(E)
Relación de las fincas sobre las cuales se interesa las operaciones registrales y lugar de ubicación de éstas.
(F)
Personas naturales o jurídicas a favor de quienes se solicita la inscripción,
cancelación o anotación.
(G)
Valores de las operaciones registrales solicitadas.
(H)
En el sistema de informática registral, la relación
de documentos complementarios que se acompañan.
(I)
En el sistema de informática registral, el número de
serie y valor de cada uno de los comprobantes y sellos presentados para cubrir
los derechos de inscripción.
(J)
En el sistema de informática registral, el nombre del
presentante con su dirección postal, número de teléfono, número de telefax y
dirección de correo electrónico.
(K)
En el sistema de informática registral, el nombre,
dirección postal, número de teléfono, número de telefax y dirección de correo
electrónico del abogado notario o abogado autorizante.
Sección 35.
Para enmendar el Artículo 31.11 del Reglamento: Estatus del Asiento de
Presentación:
Las notas marginales del
Diario que se refieran a la acción tomada por el Registrador respecto al título
presentado, expresarán el tipo de acción tomada, la cita registral
respectiva cuando corresponda, el lugar, fecha y la firma del Registrador o del
empleado del Registro en quien éste delegue. Este último hará constar en
la nota marginal del Diario el nombre del Registrador que firmó la acción
tomada que dio lugar a dicha nota.
Sección 36.
Para enmendar el Artículo 32.2 del Reglamento: Inscripciones, Modelos de las
Minutas:
Sin menoscabo de la autonomía
en la calificación del Registrador, el Director Administrativo suplirá una
serie de modelos o guías para efectuar las distintas operaciones registrales, con el fin de promover una práctica uniforme
en todas las secciones.
Sección 37.
Para enmendar el Artículo 33.1 del Reglamento: Diseño y distribución de la
Minuta de Presentación:
La minuta de presentación para
la modalidad de presentación por telefax será diseñada por el Ilustre Cuerpo de
Registradores de la Propiedad y se distribuirá por el Departamento de
Justicia. Dicha minuta podrá ser fotocopiada o reproducida por los
usuarios sin que puedan alterar sus márgenes, tamaño y tipo de letra, tamaño de
papel, espacios, contenido y formato.
Sección 38.
Para enmendar el Artículo 36.5 del Reglamento: Destrucción de Documentos:
Transcurrido el término de los
treinta días establecidos en el Artículo 31.7 del Reglamento sin que se haya
recogido el documento inscrito, se procederá a la disposición final del mismo.
Deberá quedar constancia fechada y suscrita por la persona encargada de la
destrucción del documento, al margen del asiento de presentación. Quedan
expresamente excluidos de la disposición anterior los planos de fincas o
de identificación de los inmuebles inscritos, los que deberán ser archivados
permanentemente en legajos especiales por ser parte integral de la inscripción registral. El Secretario de Justicia podrá autorizar
el archivo de los planos inscritos en cualquier facilidad del
Departamento de Justicia. También se mantendrán en el archivo los
documentos cuya conservación exija las leyes especiales y los que estime
conveniente el Secretario de Justicia.
Los legajos de notificaciones,
denegatorias y escritos de recalificación también podrán ser destruidos
transcurridos un año a partir de su archivo.
La destrucción de documentos
en el Registro de la Propiedad deberá cumplir con las disposiciones del
Artículo 4 de la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada (3 L.P.R.A. secs. 1012 et seq.), conocida como la “Ley de Administración de
Documentos Públicos de Puerto Rico”.
V. Forma y
Efectos de la Inscripción- Procedimiento Registral:
Sección 39.
Para enmendar el Artículo 65.1 del Reglamento: Retiro de documentos pendientes
de inscripción:
Podrá retirar el documento
pendiente de inscripción, el portador del recibo de presentación. Cuando
comparezca el presentante a retirar un documento pendiente de inscripción y
no tenga el recibo de presentación, deberá acreditar tal carácter
mediante la debida identificación. Cuando el que comparezca a retirar
sea un representante del presentante, el Registrador exigirá que
acredite su carácter mediante escrito donde conste la autorización del
presentante suscrito ante notario. Cuando comparezca la parte a cuyo favor se
solicita la inscripción del derecho o el notario autorizante, deberá acreditar
tal carácter mediante la debida identificación. Cuando el que comparezca sea un
miembro del bufete al que pertenece el notario autorizante, el Registrador
exigirá que se acredite su carácter mediante escrito donde conste la
autorización del notario autorizante.
Sección 40.
Para enmendar el Artículo 81.3 del Reglamento: Notificación al notario y
al presentante:
Será obligación del
Registrador notificar al notario autorizante del documento. En el caso de
que el presentante quiera ser notificado, éste lo deberá solicitar expresamente
por escrito, en la carátula o primera página del documento.
La notificación se efectuará
en primera instancia al número de telefax provisto por el abogado notario según
establecen los Artículos 31.1.1, 31.1.2 y 31.1.3 del Reglamento y al
presentante cuando éste solicite ser notificado, según el párrafo anterior, al
número de telefax provisto. El recibo emitido por la máquina de telefax del
Registro confirmando el envío de la notificación, constituirá evidencia
suficiente a los efectos de una notificación válida.
En caso de que el abogado
notario o el presentante no tenga número de telefax,
la notificación se efectuará a la dirección postal provista según los Artículos
31.1.1, 31.1.2 y 31.1.3 del Reglamento.
En caso de que la dirección
postal o número de telefax provisto por el abogado notario según establecen los
Artículos 31.1.1, 31.1.2 y 31.1.3 o la dirección postal o número de telefax
provisto por el presentante, haya sido suministrada incorrectamente y el
registro haya enviado la notificación por telefax o por correo según
corresponda, conforme la información suministrada, se entenderá que recibió la
notificación enviada, consintiendo así a la notificación de las faltas y a los
términos provistos por ley. En caso de que la máquina de telefax a donde va a
ser enviada la notificación no conteste el envío del Registro en dos ocasiones,
la notificación se enviará por correo.
El abogado notario, así como
el presentante, serán responsables de notificar cualquier cambio de dirección
postal o de número de telefax, por escrito, identificando los documentos por
asiento y diario a los que le serán de aplicación la nueva dirección postal y/o
de número de telefax. De no notificarse el cambio de dirección o del número de
telefax, se entenderá que recibió la notificación como si se hubiese enviado a
su nueva dirección o número de telefax, consintiendo así a la notificación de
las faltas y a los términos provistos por ley.
Una vez todas las secciones
del Registro tengan las facilidades del correo electrónico, el Secretario de
Justicia emitirá un comunicado en un periódico de circulación general, a los
efectos de informar que la notificación de faltas, emitidas por los
Registradores, se efectuará siempre en primera instancia electrónicamente a la
dirección de correo electrónico provista conforme los Artículos 31.1.1, 31.1.2
y 31.1.3. El recibo impreso del sistema de correo electrónico del Registro
confirmando el envío de la notificación, constituirá evidencia suficiente a los
efectos de una notificación válida. En caso de que el abogado o abogado
notario o el presentante no tenga dirección de correo
electrónico, la notificación se efectuará a su número de telefax y en último
caso a su dirección postal provista según los Artículos 31.1.1, 31.1.2 y 31.1.3
del Reglamento. En caso de que la dirección de correo electrónico provista por
el abogado o abogado notario según establecen los Artículos 31.1.1,
31.1.2 y 31.1.3 o la dirección de correo electrónico provista por el
presentante, haya sido suministrada incorrectamente, se entenderá que recibió
la notificación enviada, consintiendo así a la notificación de las faltas y a
los términos provistos por ley.
El abogado notario, así como
el presentante, serán responsables de notificar cualquier cambio de dirección
de correo electrónico, por escrito mediante correo electrónico o por correo,
identificando los documentos por asiento y diario a los que le serán de
aplicación la nueva dirección electrónica. De no notificarse el cambio de
dirección de correo electrónico, se entenderá que recibió la notificación como
si se hubiese enviado a su nueva dirección, consintiendo así a la notificación
de las faltas y a los términos provistos por ley.
Se entenderá que la dirección
electrónica, postal, el número de teléfono y el número de telefax consignados conforme los Artículos 31.1.1, 31.1.2 y 31.1.3 del presente
Reglamento son las correctas.
Sección 41.
Para enmendar el Artículo 81.5 del Reglamento: Notificación por correo:
La notificación por correo se
hará por correo ordinario a la dirección del notario y del presentante en su
caso, a la dirección postal requerida conforme a los Artículos 31.1.1, 31.1.2 y
31.1.3 del Reglamento.
Sección 42.
Para añadir el Artículo 81.5.1 al Reglamento: Notificación por telefax:
La notificación por telefax se
hará al número de telefax del notario y del presentante en su caso, requerido
conforme a los Artículos 31.1.1, 31.1.2 y 31.1.3 del Reglamento.
Sección 43.
Para añadir el Artículo 81.5.2 al Reglamento: Notificación por correo
electrónico:
La notificación por correo
electrónico se hará a la dirección de correo electrónico del
abogado, abogado notario y del presentante en su caso, requerido conforme a los
Artículos 31.1.1, 31.1.2 y 31.1.3 del Reglamento.
Sección 44.
Para enmendar el Artículo 81.8 del Reglamento: Lugar y forma de hacer constar
la Notificación:
La notificación se hará
constar en el asiento de presentación y en el documento, mediante nota fechada
y firmada por el Registrador en la cual se expresará el hecho de la
notificación y el medio en que fue efectuada.
Sección 45.
Para enmendar el Artículo 99.8 del Reglamento: Recuperación de Fincas:
La mecanización del historial
de la finca en el sistema de informática registral,
“recuperación de finca”, se llevará a cabo de manera uniforme en todas las
secciones del registro. Se expresará detalladamente el historial de la finca
desde su inmatriculación original o traslado, su
descripción y titular vigente, así como las condiciones, prohibiciones, cargas
y gravámenes que afecten a los titulares y/o los derechos inscritos a través de
todo el historial registral.
La recuperación de finca se
efectuará cumplimentando todos los campos de información que dispone el
sistema, y además toda aquella otra información necesaria a los efectos de
mantener el historial de la finca sin tener que recurrir al tomo histórico para
efectuar futuras operaciones.
VI. Concordancia
entre el Registro y la Realidad Jurídica:
Sección 46.
Para añadir el Artículo 203.3.1 al Reglamento: Rehabilitación de asientos
impresos en los folios del Sistema de Informática Registral:
En caso de que un folio se destruya total o parcialmente por cualquier
causa, la información que contenga el mismo será sustituida obteniendo del
sistema las inscripciones o notas marginales que estén almacenadas en el disco
duro del sistema de informática registral o en los
discos de resguardo provistos a esos efectos.
Una vez se imprima el folio o folios con la información
correspondiente a éstos, el Registrador certificará, mediante nota marginal,
las razones que provocaron la destrucción del original. Deberá certificar
además, bajo su firma:(1) que el contenido del folio sustituto es el que
aparece almacenado en el disco duro del sistema de informática registral o en los discos de resguardo provistos a esos
efectos,(2) el nombre del Registrador que lo había
firmado y (3) la fecha de inscripción del asiento.
Si al momento de imprimir un asiento hubiese asientos previamente
impresos que resultaren parcial o totalmente ilegibles, se procederá a
reimprimir el asiento o nota marginal que haya resultado dañado.
Para ello el Registrador hará constar al margen las razones para la
reimpresión y efectuará en torno a la certificación, la misma diligencia
que refiere el párrafo anterior.
En caso de que se imprima un asiento y éste resultare ilegible o fuera
de los márgenes del folio, se procederá únicamente a poner las palabras
"canceladas las líneas anteriores" y a reimprimir el mismo.
Sección 47.
Para añadir el Artículo 211.1 al Reglamento: Sistemas de Resguardo y anti virus:
Toda la información contenida
en el sistema de informática registral será archivada
o resguardada en discos separados del disco duro del servidor de cada sección
del registro. La custodia de estos discos será responsabilidad de la Oficina de
Sistemas de Informática adscrita al Departamento de Justicia. Toda la
información contenida en los discos de resguardo es información exacta y
fidedigna a la información impresa y contenida en los discos duros y folios del
sistema de informática registral.
Además, será responsabilidad
de la Oficina de Sistemas de Informática adscrita al Departamento de Justicia
de proveer e instalar todos los programas de anti
virus necesarios para mantener la integridad del sistema y de mantenerlos
actualizados periódicamente.
VII.
Disposiciones Finales:
Sección 48:
Sanciones:
Cualquier
violación de estas normas será causa suficiente para el inicio de un proceso
disciplinario y/o administrativo o cualquier otro procedimiento civil o
criminal que pueda instarse al amparo de las leyes y reglamentos aplicables.
Sección 49: Separabilidad:
Si alguna disposición,
sección, frase, párrafo o cláusula de este Reglamento fuese declarado nulo o
inconstitucional por un tribunal con jurisdicción, tal declaración no afectará
ni invalidará el resto de este Reglamento. El efecto de dicha declaración de
nulidad o inconstitucionalidad quedará limitado a la disposición que así se
hubiese declarado.
Sección 50:
Vigencia:
El presente Reglamento entrará
en vigor a los treinta (30) días de su radicación en el Departamento de Estado.
Aprobado en San Juan, Puerto
Rico, hoy de noviembre de 2004.
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Lcda. Delia
Castillo de Colorado Hon. William Vázquez
Irizarry
Directora
Administrativa
Secretario de Justicia
Registro de la Propiedad